Beveilig bestanden met Microsoft 365 back-up

Bij een abonnement op Microsoft 365 – Office 365 biedt Microsoft de infrastructuur om te werken in de cloud. Bestanden en gegevens blijven echter eigendom van de gebruiker, dat betekent dat de beveiliging en back-up van data en bestanden een eigen verantwoordelijkheid blijft, die Microsoft niet voor je kan overnemen. Als organisatie heb je zeven jaar wettelijke bewaarplicht van administratie. Met een back-up kun je hieraan voldoen.

 

Bestandsbeveiliging in Microsoft 365 – Office 365

Bij Microsoft 365 (voorheen ook Office 365 genoemd) is basale bestandsbeveiliging door Microsoft inbegrepen. Sharepoint en Onedrive maken gebruik van een dubbele prullenbak. Dat betekent dat als een bestand wordt verwijderd, het eerst in de prullenbak (Site recycle bin) terechtkomt. Als de prullenbak wordt geleegd, komen de bestanden in de tweede prullenbak (Site collection recycle bin). Bestanden worden 93 dagen nadat ze voor het eerst naar de prullenbak zijn verplaatst automatisch permanent verwijderd, onafhankelijk van de prullenbak waarin ze staan. Verwijderde data wordt binnen Sharepoint dus maximaal 93 dagen bewaard. Naast het terughalen van verwijderde losse documenten, is het mogelijk om een volledige OneDrive-map van een bepaald tijdstip, op een bepaalde datum terug te zetten. Dit kan tot dertig dagen in het verleden. Dit kan wenselijk zijn als bestanden en mappen beschadigd of gegijzeld zijn door malware.

Verwijderde e-mailberichten staan in de prullenbak, daar blijven ze staan totdat de prullenbak geleegd wordt. Anders dan bij SharePoint zit hier geen tijdslimiet aan. Als de prullenbak geleegd wordt, worden de bestanden verplaatst naar de tweede prullenbak (Recoverable items). In deze tweede prullenbak blijven bestanden maximaal 30 dagen bewaard, waarna de data definitief wordt verwijderd.

Voor zowel SharePoint als Outlook geldt dat gebruikers bestanden uit beide prullenbakken kunnen bekijken, herstellen en verwijderen. Het voordeel daarvan is dat documenten op elk gewenst moment kunnen worden teruggehaald. Het nadeel is dat gebruikers in staat zijn om documenten definitief te verwijderen.

 

De mogelijkheden van Microsoft Office 365 bestandsbeveiliging

Herstellen
Als een document (per ongeluk) verwijderd is, kan het uit de prullenbak worden gehaald en teruggeplaatst.

Malware
Bij een aanval met malware kan een OneDrive-versie als geheel teruggeplaatst worden.

 

De beperkingen van Microsoft Office 365 bestandsbeveiliging

Risico
Gebruikers kunnen zelf de prullenbak van de prullenbak legen en daarmee bestanden definitief verwijderen.

Vindbaarheid
Het kan lastig zijn om uit een gedeelde mailbox verwijderde items te herstellen.

Malware
Het is niet mogelijk om losse mappen of documenten terug te plaatsen.

 

TinkConnect’s Microsoft 365 Back-up

(Voorheen Office 365 Back-up)

Voor alle gebruikers van Microsoft 365 is de bestandsbeveiliging van Microsoft inbegrepen. TinkConnect biedt een aanvullende back-up om meer mogelijkheden te bieden voor het bewaren en herstellen van data. Dit is een redundant uitgevoerde back-up.

 

Microsoft 365 Back-up specificaties

Wij maken dagelijks back-ups van de data van onze gebruikers. Deze back-up staat op servers in onze Nederlandse datacenters. De retentieperiode van e-mailberichten is 60 dagen, voor SharePoint en OneDrive geldt een retentieperiode van 31 dagen. Het back-upsysteem is redundant uitgevoerd.

 

Voordelen

Item-level recovery
Bestanden en mappen kunnen in alle situaties per stuk worden teruggeplaatst.

Veiliger
Bestanden zijn beveiligd tegen definitieve verwijdering door gebruikers.

Opslaglocatie
De back-ups worden gegarandeerd buiten de cloud van Microsoft, in datacenters in Nederland opgeslagen.

Certificering
De werkprocessen van TinkConnect en de datacenters zijn ISO 27001 gecertificeerd.

 

Advies op maat

Meer weten over de mogelijkheden en kosten van een back-up voor je organisatie? Neem contact met ons op voor vrijblijvend advies, of een offerte op maat. Bel 020-7508359, of mail sales@tinkconnect.com.

 

Gerelateerde artikelen

  • Nieuwe naamgeving Office 365 abonnementen

    Microsoft 365 - Office 365

    De namen van de zakelijke Office 365 abonnementen zijn vernieuwd, wat is nu wat?

    Meer info

    Meer info
  • Microsoft Teams: van 4 naar 9 deelnemers in beeld

    Microsoft 365 - Office 365 Werken in de cloud

    Vanaf eind april 2020 kunnen gebruikers van Microsoft Teams tijdens een video-meeting maximaal 9 personen tegelijkertijd in beeld hebben.

    Meer info

    Meer info
  • Tips: Werk veilig online

    IT beheer IT beveiliging Privacy

    Digitale beveiliging is mensenwerk. Met deze tips werk je veilig online, op kantoor, onderweg en thuis

    Meer info

    Meer info