Beveilig bestanden met Office 365 back-up

Bij een abonnement op Office 365 biedt Microsoft de infrastructuur om te werken in de cloud. Bestanden en gegevens blijven echter eigendom van de gebruiker, dat betekent dat de beveiliging en back-up van data en bestanden een eigen verantwoordelijkheid blijft, die Microsoft niet voor je kan overnemen. Als organisatie heb je zeven jaar wettelijke bewaarplicht van administratie. Met een back-up kun je hieraan voldoen.

 

Bestandsbeveiliging in Office 365

Bij Office 365 is basale bestandsbeveiliging door Microsoft inbegrepen. Sharepoint en Onedrive maken gebruik van een dubbele prullenbak. Dat betekent dat als een bestand wordt verwijderd, het eerst in de prullenbak (Site recycle bin) terechtkomt. Als de prullenbak wordt geleegd, komen de bestanden in de tweede prullenbak (Site collection recycle bin). Bestanden worden 93 dagen nadat ze voor het eerst naar de prullenbak zijn verplaatst automatisch permanent verwijderd, onafhankelijk van de prullenbak waarin ze staan. Verwijderde data wordt binnen Sharepoint dus maximaal 93 dagen bewaard. Naast het terughalen van verwijderde losse documenten, is het mogelijk om een volledige OneDrive-map van een bepaald tijdstip, op een bepaalde datum terug te zetten. Dit kan tot dertig dagen in het verleden. Dit kan wenselijk zijn als bestanden en mappen beschadigd of gegijzeld zijn door malware.

Verwijderde e-mailberichten staan in de prullenbak, daar blijven ze staan totdat de prullenbak geleegd wordt. Anders dan bij SharePoint zit hier geen tijdslimiet aan. Als de prullenbak geleegd wordt, worden de bestanden verplaatst naar de tweede prullenbak (Recoverable items). In deze tweede prullenbak blijven bestanden maximaal 30 dagen bewaard, waarna de data definitief wordt verwijderd.

Voor zowel SharePoint als Outlook geldt dat gebruikers bestanden uit beide prullenbakken kunnen bekijken, herstellen en verwijderen. Het voordeel daarvan is dat documenten op elk gewenst moment kunnen worden teruggehaald. Het nadeel is dat gebruikers in staat zijn om documenten definitief te verwijderen.

 

De mogelijkheden van Microsoft Office 365 bestandsbeveiliging

Herstellen
Als een document (per ongeluk) verwijderd is, kan het uit de prullenbak worden gehaald en teruggeplaatst.

Malware
Bij een aanval met malware kan een OneDrive-versie als geheel teruggeplaatst worden.

 

De beperkingen van Microsoft Office 365 bestandsbeveiliging

Risico
Gebruikers kunnen zelf de prullenbak van de prullenbak legen en daarmee bestanden definitief verwijderen.

Vindbaarheid
Het kan lastig zijn om uit een gedeelde mailbox verwijderde items te herstellen.

Malware
Het is niet mogelijk om losse mappen of documenten terug te plaatsen.

Tape Back-up
Niet mogelijk.

 

Tink Office 365 Back-up Standaard

Voor alle gebruikers van Office 365 is de bestandsbeveiliging van Microsoft inbegrepen. TinkConnect biedt een aanvullende Office 365 back-up om meer mogelijkheden te bieden voor het bewaren en herstellen van data. Dit is een redundant uitgevoerde back-up en de mogelijkheid van back-up op offline tapes.

 

Office 365 Back-up specificaties

Wij maken dagelijks back-ups van de data van onze gebruikers. Deze back-up staat op servers in onze Nederlandse datacenters. De retentieperiode van e-mailberichten is 60 dagen, voor SharePoint en OneDrive geldt een retentieperiode van 31 dagen. Het back-upsysteem is redundant uitgevoerd.

 

Voordelen

Item-level recovery
Bestanden en mappen kunnen in alle situaties per stuk worden teruggeplaatst.

Veiliger
Bestanden zijn beveiligd tegen definitieve verwijdering door gebruikers.

Opslaglocatie
De back-ups worden gegarandeerd buiten de cloud van Microsoft, in datacenters in Nederland opgeslagen.

Certificering
De werkprocessen van TinkConnect en de datacenters zijn ISO 27001 gecertificeerd.

Tape Back-up
Mogelijk, zie toelichting.

 

Tink Back-up op Offline Tapes

Met een offline tape back-up zijn bedrijfsgegevens zeven jaar lang veilig offline opgeslagen. Deze manier van dataopslag is kostenefficiënt en betrouwbaar. Tape back-up is een veel gebruikte opslagmethode voor bijvoorbeeld juridische, financiële en medische bestanden. Bij een back-up naar tape worden alle data zeven jaar bewaard.
Deze extra beveiligde manier van het maken van back-ups is een moderne variant op ouderwetse videobanden. De data op de tapes is online niet bereikbaar, omdat de cassettes geen verbinding kunnen maken met internet. Malware kan geen toegang krijgen tot de gegevens op de tapes.

 

Cloud in combinatie met tapes

Om online te kunnen werken, is het nodig om data op te slaan in de cloud. Een tape back-up is een kostenbesparende en extra veilige manier van het bewaren van grote hoeveelheden data. Door de opslagmethoden te combineren, kan data voor dagelijks gebruik in de cloud worden gehost. Data die langdurig en extra beveiligd moet worden bewaard, staat op offline tapes.

 

Voordelen

Veilig
Tape back-up is offline. De gegevens zijn niet online toegankelijk en ongevoelig voor malware, ransomware en hacking. De gegevens worden versleuteld opgeslagen en goed gearchiveerd.

Kostenefficiënt
Voor grote hoeveelheden statische data is een offline tape back-up uiterst kostenefficiënt. Opslag van gegevens op schijf is stukken duurder en kost veel energie.

Duurzaam
 
Moderne tapes gaan jaren mee. Dat maakt ze uiterst geschikt voor het opslaan van archiefgegevens en data waarvoor een wettelijke bewaarplicht geldt.

 

Hoe werkt Tape Back-up?

Meerdere keren per dag wordt een back-up op disk gemaakt. Eens per maand worden de back-ups samengevoegd tot een tape back-up. Deze tape wordt twaalf maanden bewaard. Eens per jaar worden de maandelijkse tape back-ups samengevoegd tot een jaarback-up. Deze tape wordt zeven jaar bewaard. Omdat ook tapes geen oneindige levensduur hebben, worden de tapes wanneer nodig automatisch ververst. Alle disk- en tape-gegevens worden versleuteld verwerkt en opgeslagen middels AES-128 encryptie. Deze beveiliging is vereist omdat de tapes fysiek worden vervoerd naar de opslaglocatie. De tapes worden bij Iron Mountain opgeslagen en de administratie wordt door TinkConnect uitgevoerd. Het is dus te allen tijde duidelijk waar een bepaalde back-up zich bevindt.

 

Advies op maat

Meer weten over de mogelijkheden en kosten van een back-up voor je organisatie? Neem contact met ons op voor vrijblijvend advies en een offerte op maat.

 

Gerelateerde artikelen

  • Waarom upgraden van Windows 7 naar Windows 10?

    IT beheer IT beveiliging

    Op 14 januari 2020 loopt de ondersteuning van Windows 7 ten einde. Wat betekent dat eigenlijk? Windows 7 is een…

    Meer info

    Meer info