Dossierbeheer met DMS

Het DMS (Document Management System) maakt het mogelijk om op een overzichtelijke wijze e-mails, documenten, dossiers en administratie centraal te beheren via de browser, Outlook en Word. Je kunt blijven werken zoals je gewend bent, je krijgt alleen binnen de genoemde programma’s extra mogelijkheden. Dossiers beheren is nog nooit zo makkelijk geweest!

  • Zoeken met de snelheid en functionaliteit van Google

    Met DMS kun je via de browser (desktop en mobiel) en Outlook e-mails en documenten van alle bestandsformaten binnen een fractie van een seconde doorzoeken op inhoud, titel, tags en metadata. Zoekresultaten kunnen worden gefilterd. Dit maakt zoeken snel, efficiënt en gebruiksvriendelijk.

    • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

Voordelen DMS van TinkConnect

  • Gemak

    Beheer dossiers of klanten binnen Outlook en Word, geen cursus of aangepaste werkwijze nodig.

  • Betaalbaar

    Een simpel systeem dat gebruik maakt van bestaande programma’s. Zo betaal je alleen voor wat je nodig hebt.

  • Gebruiksvriendelijk

    Ontwikkeld in samenspraak met onze klanten. De werking van DMS sluit naadloos aan op de behoeften.

Hoe werkt het DMS van TinkConnect?

  • Secties

    In Outlook is een aantal secties zichtbaar, die een onderverdeling bieden van de verschillende documenten die in het DMS worden opgeslagen. Er is standaard een sectie Dossiers of Klanten en een sectie Privé, waar alleen de gebruiker toegang toe heeft.

     

    Beheren dossiers en klantgegevens

    Je kunt vanuit Outlook nieuwe dossiers in het systeem aanmaken en bestaande dossiers aanpassen. Hierbij zal Outlook assisteren bij het invullen van de benodigde informatie. Wanneer een nieuw dossier wordt aangemaakt, wordt ook een basismappenstructuur opgezet voor dat nieuwe dossier. Daar kunnen vervolgens de verschillende stukken onder worden geplaatst. Zo’n structuur kan bijvoorbeeld zijn: Documenten, E-mail en Processtukken.

    Het DMS biedt de mogelijkheid om koppelingen met andere programma’s, zoals CClaw te maken wanneer deze worden gebruikt als basisadministratie. Gegevens zoals dossier en klantnummer worden zo synchroon gehouden, waarmee dubbele handmatige invoer wordt voorkomen.

     

    E-mail

    Wanneer een e-mail wordt gekoppeld aan een dossier zullen eventuele bijlagen automatisch worden opgenomen als aparte documenten, met een link naar de originele e-mail. Wanneer een e-mail is gekoppeld, wordt deze niet automatisch uit het postvak verwijderd, zodat de e-mail beschikbaar blijft op bijvoorbeeld een smartphone. Bij het opstellen van een nieuwe e-mail zal worden gevraagd aan welk dossier deze e-mail moet worden gekoppeld. Ook kun je documenten uit een dossier als bijlagen aan een e-mail toevoegen. Alleen een losse bijlage toevoegen aan een dossier is ook mogelijk.

  • Koppeling dossiers Outlook

    In het DMS kun je bijvoorbeeld bestaande e-mails en scans aan een dossier toevoegen. Je klikt daarvoor op een knop in Outlook die naar een dossiermap leidt. Ook de volgende onderdelen spelen hier een ondersteunende rol in.

     

    ​Archieffunctie

    De archieffunctie zal oudere mail die aan het systeem is gekoppeld, verwijderen uit het postvak. Wanneer een e-mail aan het DMS wordt gekoppeld, kun je ervoor kiezen om deze nog een tijdje in ‘Postvak IN’ te laten staan, zodat deze nog beschikbaar blijft.

     

    Koppeling Word

    Het DMS biedt ook een koppeling vanuit Word. Er worden standaard templates geboden waarin velden automatisch worden ingevuld met gegevens uit het systeem (bijvoorbeeld referentie, dossiernummer, documentnummer). Documenten worden standaard opgeslagen als een tijdelijke versie in het DMS. Wanneer een gebruiker een document niet in het systeem koppelt, geeft Word de volgende keer dat het document wordt geopend, een melding dat er een nog niet opgeslagen versie van het document is. Is de versie van het document volledig dan wordt dit bij het opslaan aangegeven en wordt het document als nieuwe versie opgenomen in het DMS. Oudere versies van documenten blijven altijd bewaard en te raadplegen. Ook heb je de mogelijkheid om een document periodiek automatisch op te slaan.

     

    Opslaan papieren documenten in DMS

    Wanneer documenten per post binnenkomen, kun je ze scannen waarna ze automatisch in het systeem worden opgenomen. Een voorbeeld: op de scanner toets je het dossiernummer in en het DMS koppelt het document dan automatisch aan het dossier. Deze functionaliteit is optioneel omdat het een stukje maatwerk vereist op je copier/scanner/printer.

Hoe werkt het DMS van TinkConnect?

  • Zoeken in het DMS

    Vanuit Outlook kan er worden gezocht op alle onderdelen die in het DMS zijn opgeslagen. De inhoud van documenten en e-mail zal worden geïndexeerd en kan worden doorzocht op steekwoorden en bepaalde criteria (bijvoorbeeld dossiernummer, cliënt, auteur). Door middel van filters zullen niet alleen de standaard Microsoft Office-bestanden in een index worden opgenomen, maar ook overige bestandstypes zoals pdf en faxen. Het DMS zal automatisch nieuwe versies van documenten oppikken en teksten analyseren. Door de intelligente structuur zal het zoeken altijd snel gaan.

     

    DMS & CRM

    Het DMS van TinkConnect kan ook worden ingesteld als CRM. In dat geval wordt de klant als uitgangspunt genomen, in plaats van dossiers of secties.

  • Goed om te weten

    Windows Verkenner

    Je kunt op de gebruikelijke manier via Windows Verkenner door de mappen en bestanden van het DMS bladeren en bestanden bewerken.

    Snel openen

    Je kunt direct een document openen vanuit het menu in het DMS. Er is een invoerveld in het DMS-menu waarin de gebruiker het documentnummer invult, waarna dit document direct wordt geopend .

    Weinig klikken

    Bij het ontwerp en de bouw van het DMS is ervoor gezorgd dat je elke actie met zo min mogelijk klikken kunt uitvoeren.

    Mobielvriendelijk

    Ook via de browser op de mobiele telefoon kan het DMS worden doorzocht.

DMS voor advocaten

Door onze jarenlange ervaring met het leveren van een IT-omgeving in de advocatuur, hebben wij ervaren dat er in deze branche grote vraag is naar een goed, eenvoudig en betaalbaar DMS, dat gebruikmaakt van het bestaande werkproces. Bestaande oplossingen in de markt voldoen helaas niet aan al deze eisen. Samen met een aantal advocatenkantoren die bij TinkConnect klant zijn, hebben wij een DMS ontwikkeld met als uitgangspunt dat de huidige werkwijze niet wordt verstoord. Dagenlange training en het aanleren van een andere manier van werken zijn dan ook niet nodig. Je werkt met Outlook en Word zoals je dat nu ook gewend bent, maar dan met extra functionaliteit voor een DMS. Bovendien integreert het DMS met CClaw.

Waarom TinkConnect?

  • Al 14 jaar kantoorautomatiseerder, ontwikkelaar en beheerder van werkplekken in de cloud

  • Sinds 2010 ISO 27001 gecertificeerd, het internationale keurmerk voor digitale beveiliging

  • Expert op het gebied van informatiebeveiliging en privacy, zoals AVG/GDPR

Microsoft Partner

TinkConnect is Microsoft Partner. Dat betekent dat wij een erkende reseller zijn van Microsoft-producten.

  • Advies op maat

    Wil je meer weten over de mogelijkheden en de kosten voor DMS van TinkConnect? Onze specialisten geven graag advies op maat!

    • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.
  • MicrosoftCreated with Sketch.
  •  

    TinkConnect is Microsoft Partner. Dat betekent dat wij een erkende reseller zijn van Microsoft-producten.